Gå till innehållet

Skicka utskick till medlemmar via Mailchimp#

Så här går du till väga när du vill skicka ett mejl till alla medlemmar via Mailchimp.

Guiden är i tre delar:

  1. Hämta medlemsregistret från members.sssh.se
  2. Uppdatera Mailchimp-listan med den nya filen
  3. Skapa och skicka utskicket

Räkna med att det tar ungefär 20–30 minuter första gången, snabbare när du är van.

Del 1 — Hämta medlemsregistret#

Medlemsregistret exporteras som en CSV-fil (kalkylark) som Mailchimp kan läsa.

Steg för steg#

  1. Logga in på members.sssh.se med ditt konto.
  2. Öppna members.sssh.se/export-medlemmar-till-mailchimp/.
  3. Nedladdningen startar automatiskt — webbläsaren frågar var filen ska sparas (eller lägger den direkt i din nedladdningsmapp beroende på inställningar).
  4. Filen heter mailchimp-sssh-members.csv. Spara den där du hittar den lätt — t.ex. på skrivbordet.

Bra att veta#

  • Endast betalande medlemmar för aktuellt år är med i filen.
  • Medlemmar utan e-postadress (@notinuse.se-adresser) hoppas över automatiskt. Antalet rader i CSV-filen är alltså något mindre än totalt antal medlemmar.
  • Filen är i UTF-8 med kommatecken som separator. Öppna i Excel eller Numbers för att förhandsgranska om du vill.

Del 2 — Uppdatera Mailchimp-listan#

Nu ska medlemsfilen ersätta den gamla listan i Mailchimp. Vi använder importfunktionen med "Update existing" aktiverat — då kompletteras befintliga kontakter med nya uppgifter och nya kontakter läggs till.

Steg för steg#

  1. Logga in på mailchimp.com med föreningens konto.
  2. Klicka på Audience i vänstermenyn — du kommer till Contacts-vyn (SSSH har bara en audience).
  3. Klicka på knappen Add contacts uppe till höger → välj Import contacts.
  4. Välj Upload a file och klicka Continue.
  5. Klicka Browse och välj den CSV-fil du laddade ner i Del 1.
  6. Klicka Continue to Organize.
  7. Viktigt: kryssa i "Update any existing contacts". Detta gör att uppgifter för befintliga kontakter uppdateras (t.ex. ny adress) och att avanmälda medlemmar inte tas tillbaka.
  8. Klicka Continue to Tag — skippa eller lägg till en tagg som import-2026-09 om du vill spåra när den kördes.
  9. Klicka Continue to Match.

  10. Kontrollera att kolumnerna matchar. Mailchimp brukar hitta rätt automatiskt — men kolla att:

    Kolumn i CSV Ska matcha Mailchimp-fält
    Email Address Email Address
    First Name First Name
    Last Name Last Name
    Adress Address
    Ort Address (eller egen kolumn)
    Personnummer (egen kolumn eller skippa)
    Medlemsnummer memberid
    OCR OCR
    Invoice No fakturanummer
    Utskick Utskick

  11. Klicka Finalize Import → Complete Import.

Importen tar oftast 1–5 minuter. Du får en bekräftelse när den är klar.

Vad händer med redan avanmälda?#

Om en person tidigare klickat "Unsubscribe" i Mailchimp läggs de inte tillbaka — deras status som "unsubscribed" bevaras. Mailchimp respekterar det.

Om något går fel#

  • Kolumner matchar inte — gå tillbaka och matcha dem manuellt.
  • För många contacts — Mailchimps gratisplan har en gräns. Kolla vilket abonnemang föreningen har.
  • Import fastnar — vänta 10 min innan du provar igen. Kontakta Pontus om det upprepas.

Del 3 — Skapa och skicka utskicket#

Nu skriver du själva mejlet och skickar till listan.

Steg för steg#

  1. I Mailchimp, gå till Campaigns → Create Campaign.
  2. Välj Email.

  3. En dialog "Start from a template" öppnas. Klicka All saved templates och välj "SSSH Nyhetsbrev". Det är föreningens grundmall — utgå alltid från den.

    Undvik

    Använd inte Fully designed eller Basic layout — då bryter du föreningens stil.

    Snabbare väg

    Om det du ska skicka liknar ett tidigare utskick kan du istället kopiera det: under "Use a recent email as a template" → klicka Apply template på t.ex. "Hösthälsning från ordförande". Då slipper du börja från en tom mall.

  4. Namnge kampanjen (t.ex. "Höstbrev september 2026") — namnet syns bara internt.

  5. Under To: välj audiencen. Alla kontakter i Mailchimp har giltig e-post (medlemmar utan e-post filtreras bort redan vid exporten). Vill du bara skicka till vissa (t.ex. medlemmar i Skåne)? Använd Segment-alternativet.
  6. Under From: kontrollera att avsändarnamn och avsändaradress är korrekta (SSSH <do-not-reply@sssh.se> eller motsvarande).
  7. Under Subject: skriv ämnesrad och en kort preview text (visas i mottagarens inkorg som förhandstext).
  8. Under Content: skriv innehållet i mallen. Använd de befintliga stycken- och rubrik-elementen — undvik att klistra in Word-formatering, det blir ofta rörigt. Om du utgick från ett tidigare utskick: byt ut texten men behåll strukturen.
  9. När du är klar: klicka Preview and Test överst.
  10. Skicka en testutskick till dig själv och kolla att det ser ut som du vill — särskilt i mobilvyn.
  11. När allt ser bra ut: klicka Send för att skicka nu, eller Schedule för att bestämma tid.

Efter utskicket#

Mailchimp visar statistik direkt: - Hur många som öppnat mejlet - Hur många som klickat på länkar - Hur många som avanmält sig - Bounces (mejl som studsat tillbaka)

Du hittar det under Campaigns → klicka på kampanjnamnet → View Report.

Vanliga frågor#

Kan jag skicka bara till en del av medlemmarna? Ja — använd Segments i Mailchimp. Du kan filtrera på ort, medlemsår, taggar m.m. Kontakta Pontus om du behöver hjälp att bygga ett filter.

Hur ofta bör jag uppdatera listan? Inför varje utskick — då är listan färsk. Ta bara några minuter.

Vad händer om en medlem svarar på mejlet? Svaret går till adressen som är satt som Reply-To i Mailchimp — troligen sssh.lund@gmail.com. Kolla där för svar från medlemmar.

Kan jag ångra ett utskick som redan är skickat? Nej. Mailchimp kan inte "hämta tillbaka" mejl. Om något är fel — skicka en rättelse som ett nytt utskick och beklaga.

Vem gör jag om det uppstår tekniska problem? Kontakta Pontus Jarnlo.